Política de privacidade
Última atualização: 6 de outubro de 2026 · English version below
1. Quem somos e a que se aplica
O OficinaOS é um sistema de gestão para oficinas de reparação de telemóveis. A aplicação principal corre na infraestrutura da própria oficina (rede local) e os dados de clientes, trabalhos e faturação ficam aí. Esta política aplica-se ao serviço OficinaOS Cloud (cloud.oficinaos.app), que a oficina pode ligar à sua aplicação para os módulos Pro, e à ferramenta de diagnóstico OficinaOS Diag quando envia dados para a Cloud.
Em relação aos dados dos clientes finais de cada oficina, a oficina é a responsável pelo tratamento e o OficinaOS trata-os por conta dela para prestar o serviço.
2. Que dados tratamos
Conta da oficina
Nome e email do responsável, password (guardada apenas como hash scrypt), sessões de acesso (guardadas como hash, válidas 30 dias), nome da loja, código público da loja e tokens de emparelhamento da aplicação (guardados como hash, com a data do último acesso).
Diagnósticos enviados por clientes (módulo diag-intake)
Quando um cliente usa o OficinaOS Diag para enviar um diagnóstico a uma oficina: nome, telefone, email (opcional), marca, modelo, sistema operativo e número de série do dispositivo, resultados dos testes, notas, finalidade (reparação ou venda) e, se existir, um relatório gerado na ferramenta. O relatório enviado pelo cliente é limpo de HTML, limitado em tamanho e marcado como "fornecido pelo cliente".
Relatórios de IA (módulo ai-reports)
Para gerar relatórios, enviamos a um fornecedor de IA os dados técnicos do dispositivo (incluindo o número de série, quando enviado), os resultados dos testes, registos técnicos (logs) quando a oficina os inclui, as notas e a finalidade. Não enviamos o nome, o telefone nem o email do cliente.
Portal do cliente (módulo portal)
Uma página por trabalho, publicada apenas quando a oficina o decide. Contém o que a aplicação da oficina envia: código do trabalho, estado, dispositivo, orçamento e, conforme o caso, o nome do cliente, pagamentos e notas visíveis ao cliente. Quem tem o link pode ver a página. Guardamos também as respostas do cliente ao orçamento (aceitar ou recusar e uma nota opcional).
Bot de WhatsApp (módulo whatsapp-bot)
As mensagens que os clientes enviam para o número da oficina chegam à Cloud através da Meta: número do remetente, texto (até 2000 caracteres), tipo de mensagem e identificador. O conteúdo de imagens, áudio e outros anexos não é guardado, só o tipo. As respostas são enviadas diretamente pela aplicação da oficina através da API da Meta.
Loja online (módulos storefront e storefront-plus)
Os dados públicos que a oficina publica (descrição, telefone, email, morada, artigos e preços, logótipo e cores) e as reservas feitas pelos clientes: artigo, preço, nome, telefone e nota opcional.
Procuro-peça (módulo market)
Pedidos de peças publicados por oficinas e as respostas de outras oficinas, incluindo os contactos que cada uma decide indicar. As outras oficinas Pro veem estes pedidos com o nome da loja.
Preços de mercado (módulo market-prices)
Os nomes, categorias e preços do catálogo de reparações e peças que a oficina opta por partilhar. Outras oficinas só veem valores agregados: um artigo só aparece quando pelo menos 3 oficinas o partilham, e o mínimo e o máximo só são mostrados a partir de 5 oficinas. Não é revelado que oficina partilhou cada preço.
Métricas multi-loja (módulo multi-shop)
Totais diários por loja: faturação, trabalhos abertos e entregues, vendas, trabalhos ativos e número de clientes novos. Não incluem dados de clientes nem de trabalhos individuais.
Registos do OficinaOS Diag
Quando o utilizador da ferramenta o envia: versão da ferramenta, código da loja (opcional), uma indicação do dispositivo e o ficheiro de registo da ferramenta, usado para suporte técnico. O registo pode conter dados técnicos do computador e do telemóvel ligado.
Registos técnicos do servidor
O servidor regista cada pedido (método, endereço pedido, origem da ligação, data e hora) para diagnóstico de erros. Para limitar abusos, o endereço IP de quem usa os formulários públicos fica guardado em memória até 1 hora.
3. Para que usamos os dados
Apenas para prestar o serviço: autenticar oficinas, ativar os módulos contratados, entregar diagnósticos, mensagens, reservas e respostas à oficina certa, gerar relatórios de IA, mostrar as páginas públicas, os agregados de preços e de métricas e dar suporte técnico. Não vendemos dados, não fazemos publicidade nem criamos perfis.
4. Subcontratantes e terceiros
| Entidade | Para quê | Que dados |
|---|---|---|
| Cloudflare | Túnel de acesso e HTTPS. Todo o tráfego para cloud.oficinaos.app passa pela rede da Cloudflare. | Todos os pedidos feitos à Cloud, incluindo o endereço IP. |
| Fornecedor de IA: atualmente a Google (API Gemini) e, como alternativa, a Groq, quando configurada | Gerar relatórios de diagnóstico (módulo ai-reports). | Os dados técnicos indicados acima, sem nome, telefone nem email do cliente. Estes fornecedores podem tratar os dados fora do Espaço Económico Europeu. |
| Meta Platforms (WhatsApp Business Platform) | Entregar à Cloud as mensagens enviadas para o número da oficina (módulo whatsapp-bot). | As mensagens, nos termos da Meta. A Cloud não envia dados de clientes à Meta. |
| Alojamento | O servidor da Cloud e a base de dados correm em equipamento gerido pelo OficinaOS. | Todos os dados descritos nesta política. |
5. Conservação
Esta é a situação atual. Não existe ainda uma rotina geral de eliminação automática:
| Dados | Durante quanto tempo |
|---|---|
| Diagnósticos de clientes, mensagens de WhatsApp, respostas ao portal e reservas da loja online | Quando a aplicação da oficina confirma a receção, são marcados como entregues, mas não são apagados automaticamente. Ficam guardados até a oficina ou o OficinaOS os eliminarem, ou até a conta da oficina ser eliminada. |
| Páginas do portal | Até a oficina retirar a publicação. As páginas não expiram sozinhas. Ao retirar uma página, as respostas associadas também são eliminadas. |
| Procuro-peça (pedidos e respostas) | Sem prazo. Fecham quando a oficina os marca como encontrados ou fechados, mas não são apagados. |
| Preços partilhados | Substituídos em cada envio e eliminados quando a oficina desativa a partilha. Os preços sem atualização há mais de 90 dias deixam de contar para os agregados. |
| Métricas multi-loja | 400 dias. Os registos mais antigos são apagados quando a oficina envia novas métricas. |
| Registos do OficinaOS Diag | 30 dias. Os registos mais antigos são apagados quando chega um novo envio, e o OficinaOS pode apagá-los antes. |
| Sessões de acesso | Deixam de ser válidas ao fim de 30 dias. |
| Registos técnicos do servidor | Sem rotação automática definida. |
| Conta da oficina | Até a oficina pedir a eliminação. Eliminar a conta apaga todos os dados da Cloud associados à loja, exceto os registos do OficinaOS Diag, que não estão ligados à conta e expiram ao fim de 30 dias. |
6. Os teus direitos (RGPD)
Clientes finais: os dados das tuas reparações são da
oficina que te atende. Faz os pedidos de acesso, retificação ou
eliminação diretamente à oficina, que nos pode pedir para os eliminar da
Cloud. Também nos podes contactar diretamente e nós encaminhamos o pedido
para a oficina.
Oficinas: contactem-nos para exportar ou eliminar a
vossa conta e os dados associados.
Tens também o direito de apresentar queixa à Comissão Nacional de
Proteção de Dados (CNPD).
7. Contacto
OficinaOS — [email protected]
Privacy Policy (English)
Last updated: 6 October 2026. If the two versions differ, the Portuguese version prevails.
OficinaOS is repair-shop management software. Its main app runs on the shop's own infrastructure (LAN), where customer, job and invoicing data stay. This policy covers OficinaOS Cloud (cloud.oficinaos.app), the optional service that powers the Pro modules, and the OficinaOS Diag tool when it sends data to the Cloud. For each shop's end customers, the shop is the controller and OficinaOS processes the data on the shop's behalf.
Data we process:
- Shop account: owner name and email, password (scrypt hash only), sessions (hashed, valid 30 days), shop name, public shop code, app pairing tokens (hashed, with last-seen time).
- Customer diagnostics (diag-intake): name, phone, optional email, device brand, model, OS and serial number, test results, notes, purpose (repair or sale), and an optional report produced by the tool. Customer-supplied reports are stripped of HTML, size-capped and labelled as customer-provided.
- AI reports (ai-reports): device technical data (including the serial number when sent), test results, logs when the shop includes them, notes and purpose go to an AI provider. Customer name, phone and email are not sent.
- Customer portal (portal): per-job pages the shop chooses to publish: job code, status, device, quote and, depending on the job, the customer's name, payments and customer-visible notes. Anyone with the link can view the page. Customer quote replies (accept or reject, optional note).
- WhatsApp bot (whatsapp-bot): messages customers send to the shop's number (sender number, text up to 2000 characters, message type and ID). Media content is not stored, only its type. The shop's app sends the replies through Meta's API.
- Online shop (storefront): the public details and catalog the shop publishes, plus customer reservations (item, price, name, phone, optional note).
- Part requests (market): shop-to-shop part requests and replies, including the contact details each shop chooses to share.
- Market prices (market-prices): catalog item names, categories and prices a shop opts to share. Only aggregates are shown: an item needs at least 3 shops, and min/max are shown only from 5 shops up.
- Multi-shop metrics (multi-shop): daily per-shop totals (revenue, jobs, sales, new-customer count). No customer- or job-level data.
- Diag logs: tool version, optional shop code, a device hint and the tool's log file, uploaded for technical support.
- Server logs: each request (method, URL, connection source, time) is logged for troubleshooting. The IP addresses of users of public forms are kept in memory for up to 1 hour to rate-limit abuse.
Purpose: only to provide the service. We do not sell data, show ads or build profiles.
Sub-processors and third parties: Cloudflare (tunnel and HTTPS; all traffic to the Cloud passes through it); the AI provider, currently Google (Gemini API) with Groq as a fallback when configured (diagnostic technical data only; these providers may process data outside the EEA); Meta Platforms (delivers WhatsApp messages to the Cloud); hosting on equipment run by OficinaOS.
Retention (current state, with no general automatic deletion yet): diagnostics, WhatsApp messages, portal replies and reservations are marked as delivered once the shop's app acknowledges them, but are not deleted automatically. They stay until the shop or OficinaOS deletes them, or until the shop account is deleted. Portal pages stay until the shop unpublishes them, which also deletes their replies. Part requests and replies have no time limit. Shared prices are replaced on each push and deleted when the shop opts out. Metrics are kept for 400 days. Diag logs are kept for 30 days. Sessions expire after 30 days. Server logs have no automatic rotation. Deleting a shop account deletes all of its Cloud data except diag logs, which are not linked to the account and expire after 30 days.
Your rights: end customers should send GDPR requests to their repair shop, which can ask us to delete the data from the Cloud. You can also contact us and we will pass the request on. Shops can contact us to export or delete their account. You may also lodge a complaint with the Portuguese data protection authority (CNPD).
Contact: OficinaOS — [email protected]